Arhivare electronică
Accesul complet și instant oferit de arhivarea electronică este, sau devine, un target inevitabil
Eficiență
Serviciile de arhivare digitală transformă modul în care operează întreprinderile și vă oferă o serie de beneficii. Unul dintre cele mai semnificative avantaje este eficiența crescută. Prin arhivarea electronică veți putea economisi timp și bani, în timp ce vă eficientizați procesele.
Pentru început, arhiva electronică elimină o parte din nevoia de procese pe hârtie și de muncă manuală, care poate fi consumatoare de timp și costisitoare. Profitând de instrumentele digitale, vă puteți transfera rapid și ușor date, gestiona documente și accesa informații de oriunde. Acest lucru reduce timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor și face procesele mai eficiente.
Securitate
Unul dintre cele mai mari avantaje ale arhivării electronice este securitatea îmbunătățită a datelor. ArhiveGMR folosește criptarea pentru a vă proteja documentele împotriva accesului neautorizat. Criptarea implică codificarea datelor cu un cod securizat, care împiedică accesul neautorizat.
Pe lângă criptare, folosim și alte metode de securitate (firewall-uri, software antivirus și sisteme de detectare a intruziunilor), pentru a vă proteja datele de actori rău intenționați. Firewall-urile sunt concepute pentru a preveni accesul neautorizat la o rețea. Software-ul antivirus este conceput pentru a detecta și elimina orice software rău intenționat din sistem. Sistemele de detectare a intruziunilor depistează și răspund la activități suspecte în sistem. Datorită acestor metode de securitate, puteți fi asigurați că datele sunt sigure și securizate.
Economie
Serviciile de arhivare electronică devin din ce în ce mai populare deoarece oferă o modalitate rentabilă de stocare și accesare a documentelor. Elimină costul stocării documentelor fizice.
Pe lângă reducerea costurilor de stocare, arhivarea electronică economisește timp și bani pentru recuperarea documentelor. Astfel veți putea găsi rapid documentele de care aveți nevoie.
De asemenea, arhivarea electronică vă poate ajuta să rămâneți organizați și să vă păstrați înregistrările la zi, reducând timpul și banii cheltuiți pentru gestionarea documentelor.
Prin stocarea documentelor într-o arhivă online securizată vă puteți proteja datele împotriva accesului neautorizat. Acest lucru ajută la protejarea companiilor de pierderea documentelor, un lucru deosebit de costisitor.
Accesibilitate
Arhivarea electronică vă oferă un nivel fără precedent de acces la documente, înregistrări și alte resurse. De asemenea, face posibilă căutarea rapidă și ușoară prin înregistrări, găsirea documentelor relevante și accesarea acestora în câteva secunde. Acest lucru face mult mai ușor pentru contabili, manageri și oricine altcineva cu acces care caută informații să găsească exact ceea ce au nevoie.
În plus arhivele electronice facilitează partajarea documentelor, înregistrărilor și altor resurse cu alții. În loc să fie nevoiți să trimită fizic documente sau înregistrări, persoanele sunt capabile să le partajeze rapid și ușor altor persoane din întreaga companie.
Colaborare
Arhivele electronice permit departamentelor să partajeze documente și alte materiale rapid și ușor, oferă o modalitate ușoară de a stoca, căuta și accesa materiale. Veți avea acces ușor la documente, echipele vor putea accesa și discuta rapid diferite materiale, permițând o colaborare mai eficientă.
În plus, arhivele electronice facilitează echipelor să urmărească modificările aduse documentelor și altor materiale. Se poate vedea cu ușurință cine a accesat documentele, când au fost accesate și dacă s-au făcut modificări.
Mai mult, arhivele electronice facilitează colaborarea prin furnizarea unui “depozit” central pentru toate materialele legate de un anumit proiect. Toate materialele unui departament sunt păstrate într-o singură locație, ceea ce face ușoară revizuirea și accesarea diferitelor materiale.