Arhivare fizică
Asigurăm întregul proces, de la preluarea documentelor până la distrugerea confidențială
Transport asigurat
ArhiveGMR asigură procesul complet de ridicare și transportare a documentelor de la sediul clientului către depozitele securizate de arhivă. În cadrul procesului de ridicare, transport și/sau relocare arhive, vă punem la dispoziție:
– personal calificat și specializat în manipularea arhivelor (încărcare și descărcare);
– consumabile necesare pentru împachetare;
– împachetarea, etichetarea și inventarierea cutiilor ce urmează a fi relocate;
– autoutilitare dedicate pentru siguranța arhivelor în timpul transportului.
Procesul este în totalitate realizat în condiții de siguranță și confidențialitate maximă. Utilizarea de echipamente profesionale și specifice serviciilor de relocare asigură optimizarea procedurilor pentru reducerea timpului necesar, precum și eficientizarea operațiunilor de lucru pentru anularea factorilor de risc în etichetarea documentelor.
Siguranță 360°
Siguranța externă a documentelor este menținută la cele mai înalte standarde. Astfel, siguranța clădirilor este asigurată prin:
– uși exterioare securizate împotriva focurilor și împotriva încercărilor de intrare prin efracție;
– sistem control acces. Intrarea în clădirile ArhiveGMR se face pe bază de cartelă, fiind înregistrată fiecare intrare și ieșire din depozit;
– protecție canină, monitorizare video și audio;
– agent de securitate și pază 24/7.
Protecția integrității documentelor se face prin următoarele mijloace:
– personal calificat in manipularea arhivelor;
– echipament de protecție pentru prelucrarea și manevrarea arhivelor;
– asigurarea temperaturii, umidității și luminii în parametri optimi;
– multiple elemente de prevenție și protecție împotriva incendiilor.
Reducerea costurilor
Clienții noștri sunt aproape întotdeauna surprinși de faptul ca alegerea serviciilor arhivistice specializate ArhiveGMR, care le oferă beneficii incontestabile, scad costurile aferente stocării documentelor în loc să le crească.
Spațiul unei companii trebuie să rămână dedicat activităților economice profitabile. De aceea, în sferele economice ultra competitive, tranzacțiile economice (precum vânzare, capitalizare prin diverse unelte financiare, fuziune sau eliberare de acțiuni) au ca unul dintre indicii financiari importanți profit/m² (profit/sqf). Acesta este un element primordial în OpEx-ul oricărei companii.
Atunci cand se ia în calcul timpul pe care angajații îl petrec cu adunarea, sortarea, îndosarierea, aranjarea și căutarea documentelor, spațiul alocat și costurile provenite din plasarea necorespunzătoare a documentelor, avantajele oferite de compania noastră devin evidente.
Accesibilitate
Vă asigurăm pe durata întregii colaborări accesul extrem de facil la toate documentele din arhivele, prin modalitatea preferată. Accesul la arhivă se poate face, în funcție de preferințe:
– prin trimiterea documentul scanat sau prin fax, în cel mai scurt timp posibil;
– prin aducerea fizică a cutiilor de arhivare sau a dosarelor la sediul companiei în termen de 24 de ore, sau în regim de urgență de 6 ore;
– fizic la depozitul ArhiveGMR.
Astfel, accesul este complet și facil, indiferent de preferințele clientului. Datorită procedurilor extrem de exigente de notare, fiecare filă din fiecare dosar din fiecare volum al arhivei este contabilizat. Totodată, ghidul de raft ne oferă posibilitatea de a găsi și retrage orice filă sau dosar în doar câteva minute, chiar și din arhive de mii de volume.