Digitizare documente
Digitizarea devine din ce în ce mai importantă în lumea modernă, deoarece ajută la eficientizarea procesului de stocare, partajare și accesare a documentelor
Ce este digitizarea?
Digitizarea este un proces important care transformă modul în care interacționăm cu tehnologia, datele și informațiile. Este procesul de conversie a informațiilor într-un format digital, care le permite să fie ușor stocate, procesate și accesate. Acest proces permite ca datele și informațiile să fie schimbate rapid și eficient, facilitând partajarea și procesarea lor. Pe măsură ce lumea se îndreaptă către un viitor bazat pe tehnologie, digitizarea devine din ce în ce mai importantă pentru a rămâne competitivi pe piața locală sau globală. Digitizarea stimulează, de asemenea, inovația, permițându-vă să vă îmbunătățiți serviciile și produsele, devenind astfel mai productivi și mai eficienți. Odată cu digitalizarea, posibilitățile sunt nesfârșite și este clar că va continua să revoluționeze modul în care interacționăm cu tehnologia și datele.
Întotdeauna benefică
În primul rând, digitizarea documentelor elimină necesitatea păstrării înregistrărilor pe hârtie. Prin eliminarea hârtiei veți putea economisi costurile asociate cu cumpărarea, depozitarea și transferul hârtiei. Acest lucru poate fi benefic în special pentru companiile cu cantități mari de documente care trebuie depuse și stocate.
În plus, digitizarea documentelor elimină costurile de tipărire, care pot fi semnificative pentru firmele care necesită volume mari de imprimare.
Mai mult, digitizarea documentelor vă permite să accesați documentele de la distanță, facilitând partajarea documentelor cu o varietate de persoane și organizații diferite.
Alternativa sustenabilă
Prin digitizare, companiile pot reduce cantitatea de materiale fizice pe care le folosesc, minimizând amprenta de carbon și reducând cantitatea de deșeuri pe care o generează.
Procesele digitale vă permit, de asemenea, să funcționați mai eficient. Prin optimizarea operațiunilor și eliminarea risipei, puteți reduce consumul de energie și implicit puteți scădea costurile de producție. Procesele digitale vă permit să vă reduceți dependența de transportul fizic al documentelor, reducând contribuția acestora la poluarea aerului de la vehicule.
Digitizarea vă permite, de asemenea, să profitați de arhivarea electronică. Aceasta din urmă vă permite să vă reduceți consumul de energie prin partajarea resurselor între mai mulți utilizatori.
Consumatorii și investitorii caută din ce în ce mai mult parteneri care iau măsuri pentru a proteja mediul. De asemenea, și clienții prioritizează din ce în ce mai mult argumentul sustenabilității atunci când iau o decizie de achiziție.
Asociere metadate
Serviciul de digitizare oferit de Arhive GMR nu înseamnă o simplă scanare a documentelor. Prin scanare se face transpunerea materialelor analog într-un format digital, PDF, JPEG sau TIFF fiind cele mai comune. Ulterior, softul nostru specializat procesează informația, acesta fiind elementul care face în cele din urmă diferența între un scan și o arhivă digitală.
Prin asocierea metadatelor la documentele procesate ne asigurăm că orice document poate fi găsit dintre mii de dosare în doar câteva secunde. Aceste elemente de identificare pot fi preluate automat de către softul specializat și în general reflectă cele mai importante date unice ale documentului, de exemplu seria și numărul facturii, numărul contractului, ID-ul clientului sau data statului de plată.
Datorită metadatelor putem transforma o serie de imagini într-o arhivă electronică, ceea ce vă oferă șansa de a vă digitaliza. Spre exemplu, simpla asociere a registrului intrări-ieșiri cu documentele din arhivă, un proces extrem de simplu și lipsit de costuri vă poate aduce beneficii reale în timp, costuri și bătăi de cap.
1.
Verificare documente
și starea lor fizică pentru a evalua cea mai bună metodă de digitizare
2.
Înlăturare accesorii
precum capse, ace, clame, și orice elemente care ar periclita documentul
3.
Ordonare documente
și separare prin coduri de bare, după cum a fost stabilit cu dvs.
4.
Setare parametrii scanare
care ne vor furniza cea mai bună calitate a scanului în funcție de necesități
5.
Scanare documente
cu scannere de mare viteză, planșe de scanare sau scannere de cărți
6.
Extragere metadate
conform unui plan pre-definit de comun acord împreună cu dvs.
7.
Configurare aplicație
de stocare cu câmpurile corespunzătoare metadatelor extrase
8.
Încărcare documente
scanate în aplicație, ordonate în fișiere și foldere conform cerințelor
9.