Prelucrare arhivistică
Asigurăm întregul proces de prelucrare arhivistică în concordanță cu legile aplicabile, la cele mai exigente standarde de calitate
Întocmire nomenclator
Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte potrivit art. Nr. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996.
Acesta se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu pe compartimente de muncă, categorii de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare.
Pentru întocmirea lui este necesară Organigrama instituţiei creatoare a documentelor de arhivă, această lucrare făcându-se în colaborare cu conducerea unităţii care solicită propuneri de la toate compartimentele unităţii.
Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente. Ulterior se confirmă la nivel central de Arhivele Naţionale, iar la nivel local de către Direcţiile Judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Legare unitate arhivistică
Pentru realizarea serviciilor de legătorie se vor îndeplini următoarele operațiuni:
– Cosmetizarea documentelor;
– Înlăturarea capselor, acelor, clamelor, agrafelor metalice, înlăturarea ciornelor și a foilor nescrise, a dubletelor, a notelor și a însemnărilor personale, a plicurilor și a actelor care nu au legătură cu conținutul dosarului;
– Găurirea documentelor (foile) din fiecare dosar la 0,5 cm de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate și aspect plăcut, care să nu deterioreze documentul și să prindă foaia corespunzător în dosar;
– Prinderea cu alonje de arhivare în coperți de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, a datelor și a rezoluțiilor.
Numerotare și certificare
Numerotarea filelor dosarelor se realizează individual, cu creion negru sau cu ajutorul unui ștanțator mecanic, în partea din dreapta sus, în ordinea normală (ca la orice manual). În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1.
O unitate arhivistică (UA) nu trebuie să conţină mai mult de 250-350 file. Dacă se depăşeşte această cifră, vor fi constituite mai multe volume pentru acelaşi dosar.
Certificarea unităților arhivistice (dosare, registre) se face pe ultima foaie nescrisă a dosarului, de către personalul firmei prestatoare, prin formula: “Prezentul dosar (registru) conține … file”, în cifre și, între paranteze, în litere. La sfârșitul notei de certificare se trece data, numele, prenumele și semnătura persoanei care a efectuat această operațiune, se sigilează cu un triunghi de hârtie (cu laturile de aproximativ 8 cm) aplicat peste capetele sforii de legătură și se ștampilează de către prestator.
Constituire unitate arhivistică
După gruparea documentelor în ordine cronologică, pe probleme şi termene de păstrare, conform Nomenclatorului Arhivistic, acestea se pot constitui în unităţi arhivistice, dosare. În acest sens se îndepărtează din interiorul unităţilor arhivistice filele nescrise, dubletele, ciornele și părţile metalice (agrafe, clame, ace).
Documentele din fiecare dosar se leagă în coperți de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor.
La finalul acestei activităţi, dosarele vor avea trecute pe copertă elementele de identificare a fiecărei unităţi arhivistice în parte.
1.
Fondare documente
conform planului metodic de lucru întocmit în funcție de organigrama instituției
2.
Inventariere
în funcție de criteriile pre-stabilite prin nomenclatorul arhivistic
3.
Selecționare
ținând cont de termenele de păstrare și departamentele creatorului
4.
Ordonare documente
conform termenelor de păstrare și al tipului de documente incluse
5.
Organizare
implică schema de ordonare cronologică și alfabetică a documentelor
6.
Numerotare
ținând cont de termenele de păstrare și departamentele creatorului
7.
Opisare documente
este operațiunea de identificare și notare a documentelor din dosar
8.
Etichetare
a elementelor de identificare pentru o regăsire mult mai ușoară a dosarelor
9.