Arhive GMR este povestea unei companii fondate pe nimic mai mult decât pasiune, dar dezvoltată prin idealuri și perseverență. Istoria noastră începe în Baia Mare, unde echipa tată-fiu care mai târziu aveau să ajungă #1 în Maramureș, au decis să se ocupe de pasiunea lor. În acest moment, pasiunea lor nu ar putea fi definită de serviciile de arhivare, ci de dorința lor de a-și păstra, organiza și salva amintirile. Într-o nouă eră digitală, cei doi s-au confruntat cu o problemă mult prea comună: pozele și amintirile se adună mult prea repede, sunt prea răsfirate și se pierd mult prea ușor.

După acest proiect, contrar așteptărilor, cei doi nu au continuat cu alte proiecte de genul. Tatăl a continuat cu activități diverse, dar fiul avea să-și urmărească această pasiune. Astfel, a urmat o serie de cursuri de specializare din domeniul arhivare. Spiritul antreprenorial al tatălui nu a plecat niciodată foarte departe, astfel că după terminarea studiilor, cei doi și-au refăcut echipa și au hotărât să își ofere serviciile către alte companii.

Afacerea a început în 2013 într-un birou mic, cu suficient spațiu pentru fondatori și birourile lor, și un micro-depozit pe care mulți l-ar numi “debara”. Au muncit din greu pentru a-și dezvolta serviciile, pentru a perfecționa sistemele de organizare a fișierelor și pentru a construi relații cu clienții. La început, companiile locale răspundeau greu la telefon, și închideau repede atunci când aflau despre ce este vorba.

Dar cei doi erau hotărâți să continue. Aceștia ar lua orice slujbă, de la arhivarea fotografiilor vechi până la organizarea documentelor prin diverse birouri din oraș. Indiferent cât de mică sau mare ar fi sarcina, au dat totul și s-au asigurat că fiecare client este mulțumit de rezultate.

Pe măsură ce s-a aflat din gură în gură despre această nouă firmă de arhivare, tot mai multe companii au început să ridice telefonul. Pe măsură ce s-a răspândit vestea despre serviciile excelente, tot mai multe companii au început să apeleze la ei pentru nevoile lor de arhivare. Cu fiecare client nou, afacerea a crescut – încet, dar sigur.

Fondatorii și-au dat seama curând că au nevoie de mai mult spațiu dacă vor continua să-și dezvolte afacerea. Așa că s-au mutat într-un spațiu de birou mai mare și au angajat membri suplimentari ai personalului care i-ar putea ajuta să ofere servicii și mai bune clienților lor.

La scurt timp după această etapă, Arhive GMR avea să ajungă în ape neliniștite. După oricare metrici, compania era stabilă, serviciile bune, iar clienții loiali, dar în ochii fondatorilor s-a pierdut pasiunea și viziunea care stăteau la bază. Dacă aveau să revină pe drumul dorit, asta avea să însemne o reorganizare completă, reinstruirea personalului nu doar în simplă arhivare, ci în arhivare GMR!

Desigur, asta însemna și mai multă muncă pentru cei doi într-o perioadă în care somnul era deja o amintire plăcută. Dar ambii erau pregătiți să facă orice este nevoie pentru a reuși să își readucă firma în spectrul viziunii cu care au început. În următoarele luni au făcut tot ce era necesar pentru super-standardizarea operațiunilor, singura metodă prin care se putea îmbunătății calitatea serviciilor chiar în timpul expansiunii.

Cu o noua încredere și un nou val de motivație la nivelul întregii companii, aceasta avea să își reia expansiunea și treptat au început să vină clienți medii și instituții ale statului. A urmat perioada de aur, cu cerere mare pentru servicii de arhivare, și competiție redusă. Dar ca orice perioadă de aur, aceasta avea să se încheie. Acum nu mai erau doar o echipă formată din doi, ci una puțin mai mare, cu angajați mai vechi care acum erau o adevărată parte din familie.

După mai multe analize, au ajuns la o concluzie greu de digerat pentru ce doi membri fondatori: calitatea impecabilă și standardizarea nu era de ajuns, iar competiția nu era mică, ci omniprezentă. Din aceste motive, compania a ajuns la un plafon care, au realizat rapid, era cea mai mare provocare pe care au întâmpinat-o până atunci. Compania avea nevoie de investiții majore pentru a depăși această limitare, și de o nouă abordare.

Depozitul propriu se apropia de capacitatea maximă, iar parcul auto dedicat serviciilor de transport al documentelor trebuia reînnoit. Acest lucru a necesitat investiții majore suportate de către companie și membri fondatori. Situația fiind dată, fiecare bănuț avea o importanță semnificativă, dar cu un plan de investiții pus la punct în decursul a mai puțin de două săptămâni nedormite, au început modernizarea.

Chiar și cu aceste investiții, compania nu ar fi trecut peste plafonul expansiunii, iar echipa știa asta. Ceva lipsea. Au realizat că în tot acest timp au privit greșit competiția. Competiția nu avea să vină din afară, ci chiar din interiorul companiilor partenere. Lupta pentru fiecare contract nu era între Arhive GMR și o firmă terță, ci între arhivarea in-house și externalizarea serviciilor. În acest caz, calitatea serviciilor și toate avantajele nu mai sunt de ajuns dacă prețul nu este competitiv. Trebuiau să găsească o soluție prin care serviciile oferite de ei să fie mai ieftine decât arhivarea in-house.

Această realizare cu adevărat debilitantă, în special într-o perioadă de investiții majore, a adus compania într-un punct de cumpănă. Din fericire, răspunsul era deja unul cunoscut: standardizare și perfecționare. Cu ajutorul investițiilor, a mașinăriilor și a îmbunătățirii proceselor, compania ar fi putut oferi servicii accesibile tuturor partenerilor.

În acest moment, totul părea să meargă bine, totul părea rezolvat, iar singurul lucru de care mai era nevoie ar fi fost noi clienți, clienți mari și o dezvoltare accelerată. Dar nu a fost așa. Deja era anul 2016, piața era într-o continuă schimbare, precum și nevoile clienților. Serviciile care aveau să definească viitorul succes erau cele smart: digitizarea, arhivarea electronică. Mai mult, clienții mari necesitau alte servicii precum distrugere planificată digitizare și transmiterea documentelor individuale ad-hoc, emiterea de adeverințe sau servicii de arhivare la sediul clientului.

Firma se afla acum la o răscruce. Clienții mari au nevoie de aceste servicii, dar în același timp este cerere mică pe piață. Digitizarea era în creștere, dar nu destul de mare la acel moment încât să justifice o mică investiție, în contextul în care investiția necesară era majoră. Pentru o companie care tocmai a făcut investiții enorme și era departe de a-și recupera investiția, asta părea imposibil.

Următoarele luni au fost printre cele mai tumultoase din istoria companiei. Acum nici chiar determinarea imensă a celor doi fondatori nu a mai fost îndeajuns. Toată echipa a participat și în cele din urmă, cu sacrificii, au pus la punct un plan impecabil. Prin aportul angajaților, un task aparent imposibil pentru cei mai determinați antreprenori a devenit unul dintre punctele forte ale companiei.

O nouă era a început pentru Arhive GMR. Anul era 2018, o mare parte din investiții au fost recuperate, iar clienții mari au început să ne caute. A început o eră a consolidării și a prosperității. Acum că idealurile au fost îndeplinite, compania și-a creat noi misiuni. Dacă cele de până acum, grele sau aparent imposibile, puteau fi îndeplinite, noile obiective nu pot fi finalizate. Acestea sunt îmbunătățirea securității pentru partea digitală a companiei și creșterea sustenabilității.

Cei doi membri fondatori nu mai sunt echipa Arhive GMR, ci doar o parte dintr-o familie mare și unită. După succesul companiei, aceștia își alocă o mare parte din timp și resurse pentru a oferi înapoi societății prin protejarea mediului și crearea de locuri de muncă de invidiat.